Políticas de LACC y SMP

El Equipo de Liderazgo de LACC y la Oficina Central de Patrocinio estará publicando un Manual para Oficinas Locales de Patrocinio en el año 2011.  A continuación una lista corta de políticas aprobadas que se comunicaron en los Seminarios 2007 de SMP.

1. SMP. Todas las oficinas nacionales de patrocinio deben usar la aplicación de computadora SMP (Sistema para el Manejo de Patrocinio) para administrar la información de patrocinio y cumplir con los requisitos del programa de patrocinio.

2. Correo electrónico autorizado.  Todas las oficinas locales tienen una cuenta autorizada de correo electrónico para facilitar la comunicación.  Por favor configurar y utilizar su cuenta de correo electrónico de laccoffice.org.

3. Correspondencia, Proyectos y Traducción

  • La oficina central de patrocinio les envía por lo menos una vez al mes la correspondencia de los patrocinadores a los estudiantes. Las oficinas nacionales deben enviar una carta de respuesta en 30 días de la recepción de la carta.  La clave de la carte de ser incluido en las cartas de respuesta.  Se debe revisar las cartas de estudiantes para asegurarse de que los estudiantes no están pidiendo dinero o regalos.  La oficina central reconoce la importancia de orientar a los patrocinadores, animándolos a dar regalos sencillos para mantener un tratado semejante.  Toda correspondencia entre el patrocinador y el estudiante debe pasar por la oficina central.  Se debe evitar direct comunicación.
  • Cuando el estudiante recibe su patrocinador, la oficina nacional debe mandar la “Primera Carta a Mi Patrocinador” en dos o tres semanas.
  • Normalmente hay dos proyectos de correspondencia cada año. Ellos tienen que llegar traducidos a la oficina para la fecha indicada.

  • Véase Normas para Correspondencia y Traducción.

4. Provisión de información del país y escuelas.  Es necesario conseguir aprobación del Coordinador Regional de LACC de su región para una escuela que es nueva en el programa de patrocinio antes de enviar historiales a la Oficina Central de Patrocinio. El programa SMP facilita este proceso. También, la oficina central le pedirá de vez en cuando la actualización de información del país y sus escuelas.

5. Uso del Formulario de Historial (o incorporarlo en el suyo) para poder recoger toda la información necesaria para el programa SMP, inclusive la declaración “Autorización para uso promocional de imagen y datos”, firmada por los padres o apoderados legales del estudiante. La declaración fue introdujo en mayo de 2005. Todos los nuevos estudiantes desde el mes de mayo de 2005 deben tener una autorización firmada en los archivos de la oficina local de patrocinio. El Formulario de Historial se encuentra adjunto.

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Solamente Inglés Word  /  Solamente Inglés *PDF
Solamente Francés Word  /  Solamente Francés *PDF

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6. Fotos digitales.  Enviar fotos digitales (según los procedimientos que hay en el manual del usuario del SMP) de todos los estudiantes en el programa de patrocinio. Se requiere una nueva foto cada dos años.

7. Graduaciones.  Por favor, notifique la oficina de patrocinio con cuatro meses de anticipación de los que anticipan graduarse.

8. Regalos de Navidad.  Véase Procedimientos para cartas de agradecimiento de regalos de Navidad.

  

LACC and SMP Policies

The LACC Leadership Team and the Sponsorship Care Office will be publishing a Country Sponsorship Office Manual in the coming months.  Following is a short list of approved policies that were communicated at the 2007 SMP Seminars.

1. SMP.  All country sponsorship offices must use the Sponsorship Management Program (SMP) computer application to manage sponsorship information and fulfill sponsorship program requirements.

2. Authorized email.  Each country office has been assigned an authorized email account to facilitate communication.  Please configure and use your laccoffice.org email account.

3. Correspondence, Projects and Translation

  • Correspondence from sponsors to students will be sent by the SCO at least once each month.  The country office must send a student letter of reply within 30 days of receiving a letter from a sponsor.  The tracking number must be included on reply letters.  Letters from students to sponsors should be reviewed to ensure that students do not ask sponsors for money or gifts.  The SCO recognizes the importance of educating sponsors, encouraging them to keep gifts simple to maintain fairness in the program.  Sponsors should not offer resources.  All correspondence between sponsor and student must go through the SCO.  Direct communication is strongly discouraged.

  • When a student receives a sponsor, the country must send a “First Letter to My Sponsor” within two weeks of notification (unless school is not in session).

  • There are normally two Correspondence Projects each year. These need to arrive translated to the SCO in Springfield on the date indicated.

  • Please see Correspondence and Translation Guidelines.

4. Providing Country and School Information. Schools that are new in the sponsorship program must be approved for sponsorship by the LACC Regional Coordinator before sending case histories to the SCO. The SMP program facilitates this process. Also, the SCO will ask country offices to update country and school information periodically.

5. Use of the Case History Form (or incorporating it in your country’s application) is required in order to collect all necessary information for the SMP program. It includes the Authorization for Promotional Use of Photo and Data, signed by the parents or legal guardians. This authorization was introduced in May 2005. All new students in the sponsorship program since May 2005 should have a signed authorization on file in the country office.  Following are the links to the approved case history forms.

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6. Digital Photos.  Country offices must send a digital photo (according to the guidelines outlined in the SMP manual) of every student in the sponsorship program. A new photo of each student is required every two years.

7. Graduations.  Please advise the SCO four months in advance of anticipated graduations.

8. Christmas Gifts.  Please see Christmas Gift Thank You Letter Guidelines.