Cartas de Agradecimiento de Regalos de Navidad (Mayo-06)

Procedimientos para cartas de agradecimiento de regalos de Navidad.  El aviso de dinero dado por regalos de navidad (clase 44) llega al servidor del SMP alrededor del 25 de cada mes.  Las “listas” de marzo a septiembre deben ser procesados con la “lista” de octubre.  Las “listas” de octubre a febrero deben ser procesados según este procedimiento:

• Cada estudiante que recibe una donación de su patrocinador tiene que escribir una carta personal de gracias a su patrocinador por el regalo. La nota debe incluir el nombre del patrocinador y debe especificar el regalo que recibió.
• Cuando los regalos son distribuidos, los estudiantes deben escribir sus cartas de gracias en ese momento. El proceso de proyectos en el SMP facilita el proyecto de regalos de navidad también. Entonces, significa que todos los niños que reciben un regalo escriben una carta.
• Las cartas son retenidas en la oficina local hasta que llegue la “lista” de regalos. Entonces, las cartas son extraídas del grupo (basado en la lista), traducidas y enviadas a LACC Springfield.
• Las cartas de gracias deben ser enviadas entre 4 semanas de la distribución de regalos o de recepción de la lista de regalos (si ocurre después de la distribución).
• Las cartas deben llegar traducidas a la oficina de LACC Springfield a menos que la oficina haga la traducción para su país.

Utilizando el SMP para manejar el proceso de cartas de agradecimiento de Navidad

1. Crear un membrete de Gracias para el Regalo de Navidad empleando el mismo formato como los otros proyectos (dejando los espacios para ubicar datos y foto).

2. Imprimir una cantidad suficiente del membrete para los que recibirán regalos.

3. Si está usando etiquetas (más rápido):

a. En SMP, ir a Estudiantes, Listas, Proyectos y Etiquetas
b. Escoger los estudiantes que desea incluir.
c. Abrir el reporte de etiquetas.
d. Ordenar el reporte por escuela, grado, clase y nombre.
e. Imprimir dos juegos de etiquetas.
f. Pegar un juego de etiquetas en el membrete.
g. Pegar el otro juego en los regalos.

4. Si está imprimiendo los datos (y foto si la desea) directamente al membrete:

a. En SMP, ir a Estudiantes, Listas, Proyectos y Etiquetas.
b. Escoger los estudiantes que desea incluir.
c. Abrir el reporte de proyectos que desea—datos y fotos, o solamente datos.
d. Ordenar el reporte por escuela, grado, clase y nombre.
e. Poner el membrete en el bandeja de la impresora.
f. Abrir el reporte de etiquetas usando los mismos criterios de selección.
g. Ordenar el reporte por escuela, grado, clase y nombre.
h. Imprimir un juego de etiquetas.
i. Pegar los etiquetas en los regalos.

5. Imprimir listas de clase, lista de grado o lista maestro, ordenadas por grado, clase y nombre para usar como un listado de control.

6. Adjuntar cada membrete al regalo correspondiente. Agrupar por escuela grado, clase y sexo.

7. Distribuir los regalos con membrete a los estudiantes en grupos manejables.

8. Pedirles a los estudiantes que abran y escriban su carta de gracias.

9. Recoger las cartas y hacer fiesta.

10. Pedirle a la escuela que distribuya los regalos-membretes que sobran de los estudiantes que no estaban presentes, comunicando que las cartas deben ser devueltas entre una semana.

Christmas Gift Thank You Letters (5/06)

Christmas Gift Thank You Letter Procedure.  Christmas gift lists (class 44) are sent to field around the 25th of each month.  March to Sept. lists should be saved for processing with October list.  October through February lists should be processed using the following procedure:

• Child needs to write personal thank you to sponsor for gift. Note should include sponsor’s name and what child received.

• When the gifts are distributed, the children should write their thank you letters at that time. The Projects process in SMP can be used to support this (see below). This means that all children that receive a gift write a letter.

• Thank you letters are retained on the field until a gift list arrives. Thank you letters are pulled based upon the gift lists.

• Thank you letters should be sent within 4 weeks of the Christmas gift distribution or of receiving the gift list (if after the distribution).

• Letters should arrive to the SCO translated unless the SCO does translation for your country.

Using SMP for Christmas Thank You Letters

1. Create a Christmas Thank You letterhead following the same format as other project forms (leaving spaces for label placement or student information printing, and photo if desired).

2. Print Christmas Thank You letterhead (sufficient quantity for those students receiving a Christmas gift in the LACC program).

3. If using labels with letterhead (fastest):

a. In SMP, go to Students, Labels.
b. Choose which students are to be included.
c. Open the Student Labels report (go to Students, Labels).
d. Sort the report in school, grade, class, and name order.
e. Print two sets of labels.
f. Place one set of labels on the Christmas Thank You letterhead.
g. Place one set of labels on the gifts.

4. If printing student information (and photo if desired) directly on letterhead:

a. In SMP, go to Students, Project
b. Choose which students are to be included.
c. Open “Data Only” or “Photo and Data” (if photo is desired) project report. By default, the order is by school, grade, class and name.
d. Load Christmas Thank You letterhead into printer and print reports.
e. Go to Students, Labels.
f. Use the same student selection criteria as was used with the project report.
g. Sort the report in school, grade, class, and name order.
h. Print one set of labels.
i. Place the labels on the gifts.

5. Print class list, grade list or master list ordered by grade, class, student name for use as a control list.

6. Attach personalized Christmas Thank You letterhead to each gift. Group by school, grade, (gender?) and class.

7. Distribute gift with Christmas Thank You letterhead to each child in manageable groups.

8. Ask students to write their thank you and turn them in.

9. Have a party!

10. Ask the school to distribute leftover gifts to the missing children, communicating that the thank you letter should be returned within one week.